Uwaga!

• Zespół liczy od 35 do 40 osób.
• Wśród członków zespołu nie ma osób na wózkach!
• W zespole pracują wyłącznie osoby dorosłe.

PRZYGOTOWANIE DO KONCERTU

Zaplecze – autokar

• Zabezpieczenie bliskiego dojazdu autobusu lub samochodu bagażowego do drzwi jak najbliżej sali koncertowej – trzeba przenieść instrumenty w 40 skrzyniach.
• Jeżeli konieczne, to prawo wjazdu autokaru na teren (np. miejska starówka).
• Wskazanie miejsca postojowego dla autokaru.

Zaplecze – garderoby, ew. pomoc w przeniesieniu sprzętu

• Zalecane: dwie sale (garderoby), zamykane na klucz dla 40 osób (25 i 15 osób).
• Wskazanie miejsca na złożenie opakowania instrumentów – 40 skrzyń – możliwie blisko sceny – około 4m2.
• Gdy trzeba szybko zwolnić estradę bezpośrednio po koncercie wskazanie miejsca do wystawienia instrumentów przed ich spakowaniem – minimum 40 m2.
• Jeżeli możliwe:
  • gdy są duże odległości (piętra, długie korytarze, wąskie przejścia) od wejścia do budynku do sali koncertowej – pomoc w przeniesieniu skrzyń z instrumentami z autokaru i po koncercie do autokaru,
  • woda mineralna i kubki jednorazowe, termosy z kawą.

Estrada – powierzchnia i czas przygotowania

• Koncert orkiestry nie może się odbyć na wolnym powietrzu, także nie może odbyć się na wolnym powietrzu pod zadaszeniem.
• Estrada lub wydzielona powierzchnia o wymiarach:
  • optymalnie – szerokość 12 m, głębokość 12 m, lub większa.
  • minimalnie – 10m x 10 m – czyli około 100 m2. (35 osób i 25 ustawianych instrumentów).
• Estrada powinna być wolna – np. bez fortepianu, mównicy, sprzętu innych zespołów, stojących dużych elementów scenograficznych.
• Orkiestra przywozi własne kompletne wyposażenie niezbędne do wykonania koncertu, w tym krzesła.
• Orkiestra potrzebuje 2 godziny na rozstawienie instrumentów w miejscu koncertu.
• Po rozstawieniu odbywa się 10 minutowa próba organizacyjna – ustawienie solistów, wejścia i wyjścia zespołu, próba mikrofonu, itd.
• Przygotowanie do koncertu kończy się 30 minut przed rozpoczęciem koncertu, dlatego konieczne jest możliwie wczesne udostępnienie sali.
•  

Estrada – nagłośnienie i oświetlenie

• Orkiestra gra na instrumentach akustycznych. W salach do 400 osób nagłośnienie nie jest potrzebne.
• Potrzebny 1 mikrofon dla osoby zapowiadającej koncert i ewentualnie 1 dla zaproszonego solisty (o ile występuje).
• Dużo rozproszonego, miękkiego białego światła (czytanie nut), jak przy występie orkiestry symfonicznej.
• Orkiestra może użyć własne światła doświetlające, zasilanie standardowe.
• Nie można stosować światła stroboskowego i innych świateł pulsujących.
• Nie jest dopuszczalne wyświetlanie obrazów ruchomych z koncertu. Dopuszczalne jest wyświetlanie obrazu statycznego – np. nazwy imprez.

PRZEBIEG KONCERTU

• Występ orkiestry jest koncertem muzyki do słuchania.
• Orkiestra nie jest zespołem grającym do tańca, w czasie zabaw, konkursów, orkiestra nie gra w czasie konsumpcji.
• Członkowie orkiestry nie mogą oczekiwać na występ na estradzie (np. podczas części oficjalnej).
• Występ orkiestry nie może być dzielony, np. przemówieniami.
• Orkiestra wykonuje utwory wybrane z repertuaru zespołu przez dyrygentkę i w kolejności ustalonej przez dyrygentkę.
• Dyrygentka może zaprosić do wspólnego występu solistów lub zespoły artystyczne.
• Wykonanie całego programu trwa do 1 godziny, bez przerwy.
• Inny czas trwania koncertu ustalany jest ostatecznie przed przyjazdem orkiestry na koncert.
• Program koncertu może zostać skrócony po wcześniejszym uzgodnieniu z dyrygentką, przed koncertem, nie może zostać skrócony po rozpoczęciu koncertu.
• W uzgodnieniu z organizatorami koncertu, orkiestra może zaprosić kilka osób pełnosprawnych (VIP) do symbolicznego udziału w koncercie. Ich występ nie wymaga przygotowania muzycznego.
• Koncert prowadzi konferansjer orkiestry.
• Nie jest konieczne odrębne przedstawianie informacji o orkiestrze i wykonywanej muzyce – takie informacje podawane są, podczas bardzo krótkich przerw technicznych, pomiędzy utworami, przez konferansjera.
• Po wykonaniu programu członkowie orkiestry opuszczają estradę.

ZAKOŃCZENIE KONCERTU

• Po koncercie nie może być odtwarzana na sali koncertowej muzyka innych wykonawców. 
• Wyniesienie instrumentów po koncercie z estrady na zaplecze trwa od 5 do 15 minut w zależności od pojemności zaplecza i ilości wyjść i pomocy osób pełnosprawnych.
• Bezpośrednio po koncercie członkowie orkiestry są zaangażowani w pakowanie instrumentów, ich załadowanie do autokaru.
• Pakowanie po koncercie na sali koncertowej trwa około 1 godziny, poza salą, na zapleczu znacznie dłużej.

WARUNKI FINANSOWE REALIZACJI KONCERTU ORKIESTRY VITA ACTIVA

• Pokrycie kosztów organizacyjnych (w tym: kosztów pobytu i zakwaterowania, transportu sprzętu i osób, artystów).
• Inne możliwości: umowa o dzieło, darowizna, sponsoring rzeczowy, honoraria  – do uzgodnienia z kierownictwem zespołu.

INNE

• W miarę możliwości, wolnego czasu – program dodatkowy pobytu orkiestry – zwiedzanie, spotkania, inne propozycje.